最简版的进销存需要做什么?

CrazyPM产品经理社区  阅读数  73  2021-08-04 14:19:57

编辑导语:货品进销存模块的合理设计有助于企业进行更好的管理,由于不同发展阶段的公司所具备的业务需求有所不同,进销存模块的功能设计也就有所差异。本篇文章里,作者结合案例,对最简版的进销存模块设计做了总结,一起来看一下。

最简版的进销存需要做什么?

在互联网高速发展的今天,传统行业也开始进军互联网,扩展自己的业务类型;管理工具可以提升效率,故各种服务于企业的产品生长迅猛,此处讲关于货品进销存模块。

此处还是使用黄金圈法则对其进行分析:

最简版的进销存需要做什么?

1)为什么要做这件事情?

公司形成一定规模后,商品SKU增多后,库存量增加,仓库货品间的关系就变得很复杂,尤其发展为多仓库后,后期涉及库存调拨,不同仓库盘点,账面数量与实际货品数量的关系等,所以需要进销存系统来对货物进行盘点,便于各级人员了解库存状况。

2)怎么做进销存?

首先要分析自身需求,目前自身公司处于什么状态,哪些功能是迫切需要进行研发使用的,哪些功能是服务于未来的,首先自审自己的业务发展状况,其次使用KANO模型及四象限法则进行排序。

3)目前进销存模块要做哪些功能?

由上一步分析得出公司目前状况及迫切所需,针对首期开发功能清单,绘制业务流程及与订单状态关联关系;绘制功能结构图,对其进行评审,确定目前开发功能需求。

一、举例分析

接下来以初期的电商平台举例,以单仓库情况为例,分析最基础的进销存需要做哪些功能?首先,我们来梳理不同的出入库订单类型。

1. 入库类型

  • 初始化入库:研发产品时,仓库自身有一定的货品量,或是其他渠道货品,可以归入初始化入库,简化分类。
  • 采购入库:电商选品后,会进行供货商货品质量与价格的对比,当选定供货商后,会下货物采购订单,当货物到达后,入库时对订单类型的选择即为采购入库。
  • 商品退货入库:用户购买商品后,因一些原因,对商品进行退货处理,与客服协商好之后寄回商品,商品入库时即为退货入库。

2. 出库类型

  • 商品销售出库:当用户购买商品,付款后,仓库收到用户订单后,会进行发货处理,此时出库即为销售出库。
  • 采购退货出库:当采购商品数量过多或部分货物出现质损问题时,会联系供应商进行货物的退回,此时为采购退货出库。

二、为何分维度

为什么要将货物出入库类型细分到这些维度?因为进行货物盘点,需要对出入库订单进行计算,得出目前厂库货物账目数量,以此来核对仓库货物实际数量,若数量有出入,就可以快速查询差额货物是什么原因。

我们这里以最简单的方式来进行分析。

假设我们全部的商品都没有保质期,在仓库中存放不会有自然损耗,一般此种情况,账面数量基本都会与实际数量相符。若存在生鲜类货物,则比较复杂,因生鲜类商品保质期较短,自然损耗率及运输过程中的质损率较高;我们在此分析货物无自然损耗情形。

三、采购入库流程

梳理采购入库流程(精简版流程):

最简版的进销存需要做什么?

这里的流程较为概括,我在这里进行详细解释。

第一步:平台进行选品,选定商品后在进销存系统中添加商品;添加商品时需添加基础信息:产品图片、产品名称、产品单位(如个、块、盒等度量单位)、成本价、市场价、产品类别(可自行配置)及备注。

最简版的进销存需要做什么?

第二步:通过供货商提供货物样品及报价综合进行选择性价比较高的供货商;添加供货商时需要添加供货商基础信息:供货商名称、供货商级别、联系人姓名及电话、备注(可不设置)。

最简版的进销存需要做什么?

第三步:发起采购订单,采购订单需要关联供货商及商品,需要填写的基本信息:采购编号、采购日期、选择供货商、添加产品;填写采购货物数量,自动计算采购金额,若供应商给出一定的优惠,则可以填写折扣。

最简版的进销存需要做什么?

第四步:付款,这一步骤具体看公司与供货商怎么协商,可能是先付款后发货,可能是供货商垫付,一定周期回款,故不做具体讲解,财务审核完毕后,给供货商打款。

第五步:发货,供货商发货后,随货物送到还有送货审核单,下单后具体实际送达的货品数量不一定与订单数量一致,有可能因为质损一部分而缺少,需要分批入库,等补货送达后入库剩余货品。也有货物数量剩余,但货物销量较好,随之卸货,进行补发采购订单。我们这里分析送货与采购订单一致,且无质损,完美入库。

第六步:仓库收货,货物送达后,仓库人员进行扫描入库,核对商品数量无误,结束订单流程。

四、销售出库流程

梳理销售出库流程(精简版流程):

最简版的进销存需要做什么?

创建销售订单:添加销售商品,销售订单基础信息包括:销售单编号、销售单名称、客户信息、销售单金额、下单时间、交货时间、备注。若销售有折扣则可以填写折扣,价格会自动进行更新,存留至销售订单。

最简版的进销存需要做什么?

这里主要分析了出入库最常见的类型方式,实现方式是较为传统的,需要人工去进行校验。这个模块是针对较大单量的进销存,若To C电商使用则需要实现自动化,与电商平台进行打通,通过代码编写数据源规则,自动实现接单出单,快递上门揽收即可发货。

针对于货物盘点:选择盘点仓库,会自动计算此仓库出入库订单数量,从而计算仓库货品数量;同时发起货物盘点时需要填写基础信息、发起人、时间、备注,同时可以针对仓库某类产品进行盘点,对货物分类即可。

最简版的进销存需要做什么?

进销存是一个极其复杂的系统,细分存在销售订单未发出,售后未寄回等多种订单状态;若货物涉及到跨界,又会牵扯至货物的海外仓、中转仓,每个不同的状态又存在不同的状态,复杂的订单流转,故必须使用进销存对仓库进行定期盘点。

若涉及多仓库,存在仓库直接的调拨,调拨中又涉及到不同的订单状态:

  • 发起调拨,货物未发出;
  • 发起调拨,货物发出,另一仓库未入库;
  • 发起调拨,另一仓库货物入库。

不同的状态,两个货物盘点数量关系的流转,甚至于总仓给若干分仓调货,关系更为复杂。

五、总结

若公司属于发展初期,需要进行开发进销存的管理,首要的是解决前面所讲的不同的订单状态:

  • 入库:初始化入库,采购入库,销售退货入库;
  • 出库:销售出库、采购退货出库。

针对这些订单类型进行单仓库的盘点,定义好订单流转过程中的规则,账目数量与实际数量不同时,及时核对差额货物去向即可。订单与其他信息的关联关系梳理清晰,如:商品与供货商都与采购订单关联。

后续对于进销存的更新则根据公司业务发展情况,进行前驱性的持续迭代,保证公司发展的业务流转关系。

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

 

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